Chez ARTES, on qualifie souvent ton module « optimiser son organisation personnelle pour gagner en sérénité », de best-seller historique. Comment tu expliques le succès de cette formation ? 

« D’abord parce qu'elle touche des préoccupations qui ne sont pas vraiment traitées ailleurs, ou du moins pas sous cet angle. On entend souvent qu’il « faut savoir gérer son temps », « t'as qu'à t'organiser » ou d’autres injonctions définitives mais finalement peu utiles. Dans cette formation, l'organisation personnelle est abordée d’une manière totalement différente, à l’opposé de la notion de développement personnel. Je ne suis pas là pour dire « soyez positifs et tout va bien se passer », je donne une méthodologie pour faire en sorte que les choses se passent bien. C’est une grande différence. »

Qu'est-ce que tu proposes de spécifique dans cette formation ? 

« En premier lieu, je propose un diagnostic. Pourquoi, au XXIe siècle et alors qu’en principe nous essayons tous de bien faire, en sommes-nous toujours à nous demander comment s'organiser ? Qu'est-ce qui relève de l'organisation personnelle - et donc du domaine où chaque participant peut vraiment agir ? Qu'est-ce qui relève au contraire de l'organisation collective ? Et puis, comment notre environnement de travail en général - en particulier les évolutions technologiques – vient-il contrarier notre bonne volonté à s'organiser ? Une fois ce diagnostic posé, on se rend compte que les solutions ne sont pas compliquées. Elles nécessitent par contre de bien comprendre ce qui n’a pas marché jusqu’ici. Il n’existe pas de recette miracle ou d'outil magique. Par contre, nous sommes intellectuellement bien armés pour nous oganiser. Connaître nos capacités - mais aussi nos limites – c’est déjà une grande part des solutions. »

« Être plus efficace, c’est avant tout être en capacité de prioriser et hiérarchiser ses tâches pour les réaliser avec confort et sérénité »

Tu dis qu'il n'y a pas de recette miracle, mais j'imagine qu’à l’inverse, il y a des erreurs que tu constates régulièrement ? 

« Oui, effectivement ! (Rires)

Certaines causes sont relativement partagées par tout le monde, la première étant de penser qu'il existe un outil capable de nous rendre magiquement organisés ou magiquement intelligents. C’est une attente fréquente chez les participants quand ils entrent en formation. Je recadre très rapidement : ça n’existe pas ! Les outils ne font que ce qu'on leur demande. Si notre requête est intelligente, il y a des chances que le résultat le soit aussi. Et à l’inverse, si on leur demande n'importe quoi… il en ressortira toujours n'importe quoi. Les outils ne font qu'automatiser une bonne pratique, mais encore faut-il avoir déterminé cette bonne pratique. Tant que ce n’est pas le cas, ils ne nous donnent que l’illusion de nous aider.

La deuxième constante que l'on retrouve chez quasiment tout le monde, c'est de penser que tout va se passer comme prévu après avoir réfléchi à la question. Au contraire : la seule chose prévisible, c’est justement qu’il y aura de l’imprévu. L’important n’est pas de chercher ce qui fonctionne à tous les coups mais de se demander ce qui marche dans la majorité des cas. Disons 80%, pour reprendre la loi de Pareto. Il y aura toujours 20% d’aléas, et that's the life. C'est normal. La bonne pratique reste d’adopter ce qui marche dans 80% des cas, même s’il y a un risque de tomber sur une exception. »

On pense intuitivement à l’IA quand tu parles de cet outil magique qui n’existe pas… Abordes-tu cette thématique en formation ?

« Je ne le développe pas car l'efficacité avec l'IA est un sujet à part entière qui déborde largement l'organisation personnelle. L’IA reste un outil comme un autre. Si tu lui demandes quelque chose d'intelligent, elle va peut-être t'aider. Mais si tu te contentes d'un prompt basique, globalement, elle va plutôt te faire perdre du temps ou te donner une réponse d’une généralité et d’une banalité sans nom. »

Pour toi, c'est donc prioritaire d'améliorer son organisation avant d'aller vers ce genre d'outils ? 

« Oui, d’une certaine manière, mais ce sont en fait deux sujets séparés. L’IA ne va pas nous rendre plus efficace. Elle peut éventuellement nous faire gagner en productivité, c'est-à-dire automatiser des tâches répétitives ou raccourcir leur temps de réalisation. Mais choisir la bonne tâche, au bon moment, ça, l’IA ne sait pas le faire. Elle peut effectivement apporter de l’aide dans un certain nombre de situations, mais pas hiérarchiser et prioriser à notre place. »

Là, on entre vraiment dans le cœur de ta formation…

« Absolument. Être plus efficace, c’est avant tout savoir prioriser et hiérarchiser ses tâches pour les réaliser avec confort et sérénité. Or, le principal problème des humains est d’être plus sensibles aux risques qu'aux bénéfices. Dans notre organisation, nous nous focalisons toujours sur les tâches qui présentent hypothétiquement un risque. Pas forcément une catastrophe en soi, cela peut simplement être une critique ou une sanction, mais nous avons tendance à privilégier ces tâches par rapport à celles qui font vraiment avancer notre travail. Ce qui explique notre tendance à toujours faire passer l'urgent avant l’important. » 

« Globalement, quand on qualifie une tâche d’urgente, c'est qu’on est déjà à la bourre ! »

Comment expliques-tu ce comportement ? 

« Nous l’héritons de notre évolution. Pendant des millénaires, notre principal souci était d'arriver à manger sans être mangé. Par conséquent, notre pensée-réflexe est construite pour éviter les catastrophes : se faire croquer par un tigre à l’époque, ou par un tigre à 4 roues aujourd’hui. L’être humain a besoin de réunir un certain nombre de conditions pour sortir de cette pensée-réflexe. Quand il y parvient, il est extrêmement bien armé pour s'organiser. La preuve : on a construit des pyramides, marché sur la Lune…  Autant dire qu’il fallait être un minimum organisé pour y arriver ! Cela montre notre capacité à adopter une démarche rationnelle, à condition de mettre les bons ingrédients pour sortir de notre pensée-réflexe. »

Tu expliques que l'on priorise ce qui est urgent par rapport à ce qui est important… Mais ce qui est urgent est important de fait, non ? 

« Eh bien c'est toute la question ! Qu'est-ce qui est plus urgent qu'urgent ? (Rires) 

Le terme « urgent » est très piégeant. Il ne fait que qualifier notre ressenti face à une échéance. Globalement, quand on qualifie une tâche d’urgente, c'est qu’on est déjà à la bourre. À ce stade-là, ce n’est plus l’organisation qui va changer les choses. Maintenant, comment sortir de ce cercle infernal ? En arrêtant, justement, de nous organiser en fonction de l’urgence. L’essentiel du travail se situe là. »

Dirais-tu que les bonnes pratiques que tu donnes en formation sont faciles à mettre en place ?

« Oui. Le but du jeu est d'être serein vis-à-vis de ce que l'on met en place. La science a démontré qu’on est plutôt efficace dans un cadre serein. Il faut donc évidemment avoir confiance en ce qu'on fait. Ce que l’on voit en formation est documenté par des études scientifiques et sociologiques elles-mêmes recoupées à plusieurs reprises. Et on va surtout vers des solutions extrêmement simples. L’objectif est de transformer ces méthodes en routines, et pour y arriver, il ne faut pas que cela représente une contrainte. Sinon, ça va se terminer comme nos bonnes résolutions du premier de l'an ! »

« Le travail n’a pas seulement évolué sur le plan technologique, sa nature même a fondamentalement changé »

Les questions d’organisation du temps de travail sont-elles encore négligées aujourd’hui, selon toi ?

« Oui, et c'est ce qui m'a poussé à monter cette formation. J’ai dirigé des projets pendant 30 ans et j’ai remarqué qu’on passe tous beaucoup de temps à essayer de s'organiser collectivement. Souvent, on brasse de bonnes idées, et c’est une très bonne chose. Mais au bout de six mois, on se rend compte qu’il faudrait peut-être mieux s'organiser. Alors on rebrasse de bonnes idées, on les met en place… Et six mois après, c’est reparti ! Dans tout ça, on a oublié que ce sont les individus qui mettent en œuvre ces idées. Et s’ils ne sont pas à l'aise dans leur organisation personnelle, ça ne fonctionne pas. 

Au XIXe siècle, et en particulier dans la période du taylorisme, l'organisation personnelle était une non-question. L'individu exécutait, point. Ensuite, dans les années 1990-2000, elle a été renvoyée vers développement personnel. En gros : « si vous n'y arrivez pas, c'est de votre faute. Travaillez sur vous. » Or, ce n'est pas du tout la question. Le problème se situe au niveau de l'articulation entre un besoin collectif et une capacité individuelle à faire un certain nombre de choses. Et tout ça, c'est de la méthodologie. C'est d’ailleurs l'école de sociologie européenne qui a mis ça en évidence dans les années 70 en différenciant le travail prescrit et le travail réel. » 

C’est-à-dire ?

« Cet écart entre le travail prescrit et le travail réel est tout à fait normal. Il correspond à la nécessité pour l'individu d'apporter ses compétences, sa patte, mais aussi d'avoir le temps de réfléchir à la façon d’agencer le travail pour l’exécuter convenablement. Si tu fais la somme du travail prescrit, tu vas obtenir X. Et si tu fais la somme du travail réel, tu arriveras à Y. Il est primordial de prendre conscience de cette différence entre X et Y et d’appliquer une méthode pour que les deux restent compatibles. C’est-à-dire laisser à l’individu la possibilité de faire son travail, et répondre à la nécessité pour la structure que celui-ci soit bien fait. »

En 20 ans, cette formation a connu de nombreuses évolutions… Quelles sont les dernières nouveautés que tu y as apportées ? 

« Notre travail a beaucoup évolué en 20 ans. Le quotidien des « plus anciens » qui viennent en formation n’a plus rien à voir avec celui de leurs débuts professionnels, notamment en raison de la digitalisation. Mais les plus jeunes sont tout autant concernés. Le travail n’a pas seulement évolué au niveau technologique, sa nature même a fondamentalement changé. Il y a encore une dizaine d'années, la majorité de nos tâches étaient routinières. On apprenait, on reproduisait et cela représentait environ 60% de nos tâches. Aujourd'hui, la tendance s’est inversée : 60% de notre temps relève de la conception et cela impacte directement notre organisation. Les informations dont nous avons besoin sont souvent éparpillées dans plusieurs outils. On passe donc notre temps à naviguer entre différentes fenêtres et notre cerveau a beaucoup de mal avec ça. Ce phénomène a un impact considérable, bien plus qu’il y a 10 ou 20 ans. Et cela nous impose d’adopter une méthodologie différente pour être efficace. »

« Une part beaucoup plus importante de nos interactions n'est plus dédiée à la réalisation concrète de tâches, mais à la coordination »

Et cette information circule aussi entre les différents services…

« Oui, évidemment. On ne fabrique pas des boîtes de conserve, on manie de l'information, et on a donc besoin d'interagir avec les autres pour la leur délivrer. Cela commence à devenir un vrai sujet au travail, même si ça a longtemps été ignoré. On dépense beaucoup de temps et d'énergie à s'envoyer des mails ou à discuter pour se synchroniser. Une part beaucoup plus importante de nos interactions n'est plus dédiée à la réalisation concrète de tâches, mais à la coordination. Et tout ça, c'est du temps qu’il faut nécessairement prendre en compte. Si on n’en a pas conscience, on va avoir tendance à beaucoup sous-estimer les durées nécessaires pour arriver à tel ou tel résultat. Et ensuite, on s’étonne de ne pas pouvoir tout faire rentrer dans une journée ! L’explication est en fait très simple... »

Contrairement à d'autres formations d’ARTES qui sont très ciblées sur certains métiers, celle-ci est vraiment transversale... 

« Absolument, tout le monde peut la suivre. Et d'ailleurs, des participants venus d’autres secteurs que la cible culturelle historique d’ARTES nous ont dit qu’il s’agissait de la formation qu’ils cherchaient depuis longtemps. J'ai eu des charpentiers, des personnes venues de la métallurgie, ou encore de la robotique. Cette méthodologie s'applique vraiment à tous les secteurs et à tous les métiers. » 

Tu animes cette formation depuis 20 ans. Penses-tu que ce genre de contenus sera encore d’actualité dans 20 ans ? 

« Alors, oui et non... 

Oui, dans le sens où, malheureusement, ces questions ne sont pas encore une vraie préoccupation managériale. Par ricochet, les gens n'ont pas forcément le réflexe de venir s’y former. Je constate d’ailleurs des freins extrêmement importants. Un jour, quelqu'un m’a raconté la réaction de sa collègue à son inscription en formation : « c'est n'importe quoi, on va juste te dire de travailler plus ». Ce type de contenu est parfois mal perçu, à tort. Donc, oui, il y a des chances qu’on ait encore besoin de cette formation dans 20 ans. Et puis, notre travail continue d’évoluer. Mais même si c'est une non-question managériale, il y a quand même une prise de conscience, en particulier sur la nécessité de prendre des pauses dans la journée pour récupérer et se reconcentrer, ou sur le fait qu’enchaîner quatre heures de réunion n'a jamais été efficace. Ces choses-là amènent une petite évolution. On pourrait se dire que, s'il n'y a pas de contre-mouvement fort, ces questions seront systématiquement posées dans le domaine du travail dans 20 ans. Mais bon, étant donné que cela fait 11 000 ans qu'on se les pose, 20 ans, est peut-être un délai un peu trop court pour espérer que tout ça soit résolu. » (Rires)