« Je me suis rendu compte que je ne savais pas utiliser un tableur »

Début octobre, Facebook nous a déterré une archive vieille de dix ans. « Tableaux Excel… tableaux Excel… tableaux Excel… Calculs automatisés… Renvois automatisés… Justine, je ne remercierai jamais assez ton patron, il a changé ma vie », écrivait Benoît Pachot en 2014, peu après avoir suivi deux modules de formation sur les tableurs (initiation et perfectionnement).

Technicien du spectacle depuis 2007, ce Nantais d’origine est intermittent depuis 2012. Désormais résident de La Rochelle - où il travaille notamment pour La Sirène – il a peu à peu évolué à la régie générale, puis à la direction technique. Ses nouvelles responsabilités, et les tâches administratives venues avec, lui ont donné « l’intuition » de perfectionner sa pratique des tableurs. Dix ans après son premier passage chez ARTES, Benoît nous a accordé un petit moment pour revenir sur la formation qui a révolutionné sa façon de travailler.

Au vu de ton métier, principalement technique, on pourrait croire que tu n’as pas utilité d’Excel… Qu’est-ce qui t’a amené vers ce parcours de formation ?

« Je me suis inscrit de moi-même, à mes débuts en régie générale. Personne ne m'a forcé à le faire. Je suis quelqu’un qui aime savoir, et je dois faire partie de la dernière génération qui a appris sur le tas, sans diplôme. En tout cas, j’avais l’intuition qu’Excel pourrait m’être très utile. Cyrille (Bureau, directeur d’ARTES et formateur, notamment sur les tableurs) m’a conseillé de commencer par l’initiation. Et il avait raison : repartir depuis le début, comprendre le principe intellectuel, ça permet de mieux utiliser l’outil ensuite. C’est comme partout, si tu ne sais pas marcher, tu ne sauras pas courir…

Je me suis rendu compte que, comme plein de gens, je ne savais pas utiliser un tableur. Du moins, pas comme il devrait l’être. Aujourd’hui, quand les gens me voient bosser, ils pensent que je suis un geek d’Excel, mais pas du tout ! Je ne me sers peut-être que de 5% des possibilités. C’est infini. En fait, quand tu comprends tout ce que tu peux y faire, tu te dis : « ah ouais, d’accord. C’est génial ! ».

En quoi cela te sert au quotidien ?

« C’est mon outil de travail numéro un, à des kilomètres devant n'importe quel autre logiciel. J'utilise le même tableur depuis ma sortie de formation, d'un festival à l'autre, en l’ajustant aux spécificités de chacun. Tout est individualisé, par colonnes : nom, prénom, poste, mail, téléphone, disponibilité… Ce qui prend le plus de temps, c’est de remplir la base. Ensuite, tout est automatisé au maximum, je peux extraire à tout moment les données dont j’ai besoin. Ça me permet de donner un document propre à l’administratrice du festival. Tout le monde gagne du temps. »

Ce fameux tableur, il est donc issu de ton passage chez ARTES ?

« Oui, tout à fait, car la formation était totalement personnalisée. Cyrille m'a demandé de lui envoyer des tableurs que j'utilisais pour regarder en amont avec quoi je travaillais. Sur le module perfectionnement, on n'a bossé que sur des documents personnels. J’ai suivi cette formation une deuxième fois en 2018 avec une collègue avec qui je formais une sorte de couple professionnel. On avait un besoin bien précis : une formule qui puisse donner en temps et en heure des occupations de chambres d'hôtels. Cyrille nous a montré comment on pouvait y arriver. À la fin, on avait une formule de 8 ou 10 lignes, un truc à s’arracher les cheveux… Je pense qu’il s’en souvient ! Mais ça a fonctionné.

Quand j’ai fabriqué la première version de ce tableur, j'ai passé trois jours dessus. Je sortais tout juste de formation, et du coup, j'avais envie de tout mettre dedans ! Et puis, au fur et à mesure de l'utilisation, tu te rends compte de ce qui est ergonomique et de ce qui ne l'est pas. Donc tu t’adaptes, et tu gagnes du temps. Mais au final, il doit me rester encore 80% de mon tableur de base. Très honnêtement, ce que j'utilise le plus, c'est le renvoi de données et des formules automatiques de calcul pour contrôler que mes équipes ne dépassent leurs heures de travail. »

Aujourd'hui, quand tu es face à un besoin particulier sur Excel, tu arrives à trouver ta solution de façon autonome ?

« Il m’arrive parfois de me demander comment faire quelque chose, mais quand tu as compris le principe, en général, tu retombes toujours sur tes pattes. Par rapport à mon boulot, je pense avoir fait le tour de mes besoins sur Excel. J'ai essayé de pousser le curseur, notamment pendant mes premières années, mais je me suis vite rendu compte de ce qui était le plus pratique. Pour schématiser, j’ai deux types de tableaux : les miens, et ceux que je partage aux autres, essentiellement pour qu’ils remplissent des données que je traite plus tard. Des fichiers très simplifiés, mais même là, et je ne dis pas ça méchamment, mais une personne sur deux me le remplit mal (rires) ! »

À consulter : nos modules d'initiation et de perfectionnement à l'utilisation du tableur.