Réunissons-nous mieux !

Les réunions nuiraient-elles à la productivité ? Un sondage, mené par l’entreprise australienne Atlassian auprès de 5 000 travailleurs un peu partout dans le monde met en évidence le fait que 72% des réunions seraient improductives, ou pire, inutiles. Relayée par le magazine américain Fortune, l’étude a fait l’objet d’un billet dans le journal Libération (convoquez vos salariés : trop de réunions tue la productivité) en mars dernier.

Alors, faudrait-il soigner cette nouvelle maladie professionnelle : la réunionite aiguë ? « Le problème ne vient pas tellement des réunions en elles-mêmes, mais de la façon dont on les conçoit », nous répond Yves Judic, après la lecture de l’article de Libération, auquel il donne « partiellement raison ». À l’entendre, il serait stupide de sacrifier les moments d’intelligence collective sur l’autel de la productivité immédiate (en envoyant de simples mails, par exemple). Pour autant, la marge de progression quant à l’organisation des réunions lui semble énorme.

Durée courte et effectif réduit

« Déjà, il faudrait déterminer une durée, plutôt courte, car on sait que notre cerveau est capable de maintenir sa capacité optimale environ 20-25 minutes. Une réunion au-delà d’une heure, ça commence à être risqué. Alors au bout de deux heures, je n’en parle pas », pointe Yves, qui préconise de faire des pauses pour restaurer les capacités cérébrales. « Les études en neuroscience montrent que 15 minutes de repos suffisent », complète-t-il. Voire moins, précise Gilles Janin, en charge des formations liées à l’efficacité professionnelle. Une pause dite « cognitive » - pour récupérer ses facultés de concentration – cela peut être juste 3-4 minutes si on la fait bien.

Mais surtout, Yves appuie sur un point : pour mieux réféchir, mieux vaut se réunir en petit comité. « Il faut choisir les bonnes personnes ! Une réunion, ça coute cher. Quand il y a dix personnes autour de la table mais que trois personnes seulement parlent, ça fait dix salaires mobilisés ! En général, quand je dis ça aux dirigeants, je ne me fais pas des copains », ironise Yves. Réduire l’effectif et équilibrer les temps de parole lui semble être une formule gagnante. « On ne peut pas faire de l’intelligence collective à plus de huit. Et dans les huit, il faut que tout le monde soit actif », insiste-t-il.

Préparation et objectifs ciblés

La réussite d’une réunion passerait donc par la qualité de sa préparation : lui donner un objectif, une durée, et réaliser un bon casting. « Le but, il ne faut pas le perdre de vue, c’est de décider des choses ensemble : partir de l’implicite individuel pour arriver à vers du collectif explicite. Une réunion dynamique, c’est une réunion où l’on bosse bien », résume Yves, en proposant de chronométrer les temps de parole afin de donner un cadre.

« Mais au-delà de la préparation, il faut aussi être conscient des différents types de réunion. Une réunion d’information ne concernera pas les mêmes personnes et ne demandera pas les mêmes dispositions cognitives qu’une réunion de décision », complète Gilles Janin.

« Les réunions, ce sont avant tout des rencontres humaines, et c’est très important. Il faut qu’elles aient du sens : que l’on ait le besoin et l’envie d’échanger. Quand ce n’est pas le cas, un mail peut suffire », conclut Yves. En résumé : réunissons-nous peut-être un peu moins, mais réunissons-nous mieux !

À consulter : notre module de formation « Animer des réunions productives ». Et plus globalement, sur les problématiques managériales.